Je souhaite améliorer ma productivité au bureau. Comment puis-je mieux organiser mon poste pour y parvenir ? Y a-t-il des éléments indispensables (bannettes de réception et d'expédition, agrafeuses) ? Dois-je organiser mes documents d'une manière spécifique ?

Réponse:

Si vous souhaitez accroître votre productivité, envisagez votre bureau comme un centre névralgique. Faites littéralement table rase, puis réorganisez-le en n'ajoutant que les fournitures essentielles, celles que vous utilisez fréquemment. N'amassez pas celles dont vous n'avez pas besoin et conservez uniquement ce dont vous aurez besoin pour les trois à quatre semaines à venir. Dans la mesure du possible, utilisez un bureau avec au moins un ou deux tiroirs et déplacez tout objet que vous n'utilisez qu'une fois par mois, de préférence sur une étagère. En ce qui concerne les fournitures que vous utilisez encore plus rarement, rangez-les dans une armoire, une grosse boîte, sous votre lit ou dans une bibliothèque.

Les bannettes de réception et d'expédition ne représentent quant à elles qu'une partie de la solution. Munissez-vous d'un trieur incliné ou d'un petit classeur et placez-y vos fichiers essentiels pour chaque projet. Créez un dossier pour les actions en cours, les cartes de visite dont vous devez saisir les coordonnés dans votre base de données, les factures à payer, les reçus à trier, les idées de projet, les documents à lire, etc. Donnez des noms spécifiques aux fichiers que vous utiliserez fréquemment ; vous pouvez également coller des étiquettes avec des noms de catégories générales sur vos dossiers. Ensuite, faites en sorte d'appliquer ce système à la fin de la journée ou une fois par semaine. À mesure que vos besoins évoluent (c'est inévitable), procédez intelligemment, faites le point sur vos fournitures une ou deux fois par an et débarrassez-vous de celles qui sont inutiles ou que vous avez en double.

Enfin, n'oubliez pas que l'organisation ne s'apprend pas en deux coups de cuillère à pot. Elle s'opère progressivement et vous devrez faire preuve de motivation et d'autodiscipline sur le long terme pour atteindre votre objectif.

Fournitures essentielles d'un bureau productif :

• Agrafeuse
• Scotch
• Trombones (petits et grands)
• Post-it (petits et grands)
• Pinces
• Ciseaux
• Coupe-papier
• Stylos, crayons et surligneur
• Carnet
• Fournitures de courrier (timbres, enveloppes, cartes muettes)
• Mouchoirs en papier
• Corbeille (dans la mesure de l'espace dont vous disposez)

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